DSGVO &
Visitenkarten

Zur Erfüllung der sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergebenden gesteigerten Informationspflicht stellt viele Unternehmen vor zahlreiche Schwierigkeiten und großen technischen Herausforderungen.

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DSGVO & Visitenkarten

Zur Erfüllung der sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergebenden gesteigerten Informationspflicht stellt viele Unternehmen vor zahlreiche Schwierigkeiten. (Stichwort: Medienbruch). Die Problematik soll in diesem Artikel einmal am Beispiel des Austausches von Visitenkarten veranschaulicht werden.

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Grundlage

Die DSGVO soll mehr Transparenz für den Betroffenen schaffen. Mehr Transparenz bedeutet in diesem Zusammenhang unter anderem, dass eine Person darüber informiert sein soll, welche personenbezogenen Daten, auf welche Weise verarbeitet werden und welche Rechte dieser Person im Zuge der Datenverarbeitung zustehen.

Wie die Informationspflichten zu erfüllen sind, beschreiben insbesondere die Art. 13 und 14 DSGVO. Hier wird man auch darüber aufgeklärt, zu welchem Zeitpunkt informiert werden muss. Art. 13 DSGVO regelt, dass die Information des Betroffenen zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten erfolgen soll. Mit anderen Worten: Immer wenn personenbezogene Daten in irgendeiner Weise erhoben oder verarbeitet werden, müssen die vorgeschriebenen Informationen an den Betroffenen, zu Beginn oder am besten noch vor der Verarbeitung, weitergegeben werden.

Praktische Schwierigkeiten

Welche praktischen Schwierigkeiten diese Anforderung mit sich bringen kann, zeigt sich am Beispiel des Austausches von Visitenkarten. Auf einer Visitenkarte befinden sich personenbezogene Daten wie Name, Kontaktadresse und E-Mail-Adresse. Richtet man sich streng nach dem Gesetzeswortlaut, so würde das für den Austausch von Visitenkarten Folgendes bedeuten:

Sobald eine Person einer anderen ihre Visitenkarte überreicht, beispielsweise auf einer Messe, sollten alle Informationen an die Person erfolgen, die Art. 13 DSGVO vorschreibt. Liest man sich den Katalog an erforderlichen Informationen durch, so wird einem schnell klar, dass es sich hier nicht nur um 1, 2 Sätze sondern ggf. um eine ganze DIN-A4-Seite handelt. Wie soll man dieser Anforderung also praktisch nachkommen?

Unpraktisch ist es sowohl, jeder Person bei Entgegennahme einer Visitenkarte eine Seite voller Datenschutzhinweise mit der Bitte um schriftliche Bestätigung der Kenntnisnahme in die Hand zu drücken, als auch diese Person mündlich mehrere Minuten aufzuklären. Zumal die letzte Variante zusätzlich ein Problem bezüglich der Nachweisbarkeit ergeben würde.

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Was also tun?

In Anbetracht der geschilderten Probleme bei der Entgegennahme von Visitenkarten, muss eine andere Lösung her.  Die Bitkom-Geschäftsleiterin Dehmel empfiehlt: Die Person welche die Visitenkarte herausgegeben hat, zeitnah im Nachgang über die Pflichtangaben nach Art. 13 DSGVO aufzuklären.

Lösung

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Sie haben unsere App und machen ein Foto von der Visitenkarten Ihres Interessenten. Simpel und einfach startet nun ein automatisierter Prozess zur DSGVO konformen Bestätigung.

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Bestätigung und Aufbau der Kundenbeziehung

Unsere App erfasst nun vom Foto die Kontaktdaten Ihres Besucher und sendet Ihrem Interessente wahlweise eine SMS oder Mail mit der Bitte um Bestätigung. Ihr Interessent stimmt der Speicherung und der Kontaktaufnahe zu.

Sie haben ganz smart die DSGVO konforme Bestätigung von Ihrem Interessenten erhalten. Die Anzahl der Kontaktdaten bestimmt Ihren Messeerfolg. Zudem sind Sie jetzt in der Lage, in einen Dialog mit Ihrem Interessenten zu treten. Nun können Sie aus Interessenten – Kunden, Follower, Gäste oder Fans machen! All das wäre, ohne die smarte Kontakterfassung, nicht möglich.

 

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Unser Service
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Einrichtung

In einem gemeinsamen Gespräch eruieren wir Ihr gewünschtes Ziel. Ihren Vorgaben entsprechend richten wir alles ein und sorgen für die reibungslose Umsetzung.

Infrastruktur

Wir stellen die nötige Infrastruktur für Ihre automatisierte Erfassung zur Verfügung. Sie haben keine Investitionen in Equipment.  Datensicherheit ist uns wichtig, daher stehen unsere Server in Deutschland. Wir arbeiten streng nach der aktuellen DSGVO.

Kontakdaten

Die generierten Kontaktdaten können in unterschiedlichesten Formen an Sie übergeben werden. Bis hin zur automatisierten Übergaben in Ihr CRM.

Service

Darüber hinaus können Sie mit uns sofort die Beziehung zu Ihrem neu gewonnen Interessent aufbauen. Von der automatisierten Dankeschön Mail für den Besuch, bis hin zur Zusendung vom aktuellen Messekatalog…. und vieles mehr.

Nachverfolgung

Geimsam planen wir welche Informationen sollen Ihre Messebesucher erhalten. Als ergänzenden Service bieten wir Ihnen das Tracking der Nachrichten an. Hat Ihr Interessent die Information erhahlten ( ja oder nein ) hat er die Informationen downgeloadet ( ja oder nein ). Viele weitere Einstellung sind hier möglich und passend dazu aufbauende Follow-Up Kampagnen.

Ergebnisse

Durch den geplanten und strukturierten Aufbau, können Sie gezielt das Ergebnis der Messe sehen. Durch die planbare Steuerung der Informationen und deren Überwachung sind Sie Ihren Marktbegleitern eine Nasenlänge voraus. Bereist während der noch laufende Messe können Sie mit den nachgelagerten Vertriebsaktivitäten beginnen.

Zahlen &
Fakten

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