DSGVO &
Visitenkarten
Zur Erfüllung der sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergebenden gesteigerten Informationspflicht stellt viele Unternehmen vor zahlreiche Schwierigkeiten und großen technischen Herausforderungen.
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DSGVO & Visitenkarten
Zur Erfüllung der sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergebenden gesteigerten Informationspflicht stellt viele Unternehmen vor zahlreiche Schwierigkeiten. (Stichwort: Medienbruch). Die Problematik soll in diesem Artikel einmal am Beispiel des Austausches von Visitenkarten veranschaulicht werden.
Grundlage
Die DSGVO soll mehr Transparenz für den Betroffenen schaffen. Mehr Transparenz bedeutet in diesem Zusammenhang unter anderem, dass eine Person darüber informiert sein soll, welche personenbezogenen Daten, auf welche Weise verarbeitet werden und welche Rechte dieser Person im Zuge der Datenverarbeitung zustehen.
Wie die Informationspflichten zu erfüllen sind, beschreiben insbesondere die Art. 13 und 14 DSGVO. Hier wird man auch darüber aufgeklärt, zu welchem Zeitpunkt informiert werden muss. Art. 13 DSGVO regelt, dass die Information des Betroffenen zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten erfolgen soll. Mit anderen Worten: Immer wenn personenbezogene Daten in irgendeiner Weise erhoben oder verarbeitet werden, müssen die vorgeschriebenen Informationen an den Betroffenen, zu Beginn oder am besten noch vor der Verarbeitung, weitergegeben werden.
Praktische Schwierigkeiten
Welche praktischen Schwierigkeiten diese Anforderung mit sich bringen kann, zeigt sich am Beispiel des Austausches von Visitenkarten. Auf einer Visitenkarte befinden sich personenbezogene Daten wie Name, Kontaktadresse und E-Mail-Adresse. Richtet man sich streng nach dem Gesetzeswortlaut, so würde das für den Austausch von Visitenkarten Folgendes bedeuten:
Sobald eine Person einer anderen ihre Visitenkarte überreicht, beispielsweise auf einer Messe, sollten alle Informationen an die Person erfolgen, die Art. 13 DSGVO vorschreibt. Liest man sich den Katalog an erforderlichen Informationen durch, so wird einem schnell klar, dass es sich hier nicht nur um 1, 2 Sätze sondern ggf. um eine ganze DIN-A4-Seite handelt. Wie soll man dieser Anforderung also praktisch nachkommen?
Unpraktisch ist es sowohl, jeder Person bei Entgegennahme einer Visitenkarte eine Seite voller Datenschutzhinweise mit der Bitte um schriftliche Bestätigung der Kenntnisnahme in die Hand zu drücken, als auch diese Person mündlich mehrere Minuten aufzuklären. Zumal die letzte Variante zusätzlich ein Problem bezüglich der Nachweisbarkeit ergeben würde.
Was also tun?
In Anbetracht der geschilderten Probleme bei der Entgegennahme von Visitenkarten, muss eine andere Lösung her. Die Bitkom-Geschäftsleiterin Dehmel empfiehlt: Die Person welche die Visitenkarte herausgegeben hat, zeitnah im Nachgang über die Pflichtangaben nach Art. 13 DSGVO aufzuklären.
Lösung
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Durch den geplanten und strukturierten Aufbau, können Sie gezielt das Ergebnis der Messe sehen. Durch die planbare Steuerung der Informationen und deren Überwachung sind Sie Ihren Marktbegleitern eine Nasenlänge voraus. Bereist während der noch laufende Messe können Sie mit den nachgelagerten Vertriebsaktivitäten beginnen.
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